Можно ли сдавать в архив конфиденциальные документы

Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения

Конфиденциальными называются, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен. К конфиденциальным относятся, имеющие гриф ограничения доступа: «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования». Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений, имеющих подобные грифы.

Сотрудники, допущенные к конфиденциальным, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными. Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает: -назначение должностного лица, ответственного за их учет, хранение и использование; -порядок подготовки и размножения; -отдельную регистрацию документов; -организацию выдачи и хранения документов; -проверку наличия; -архивное хранение и порядок уничтожения.

Сдача документов в архив

Определение сроков хранения документов

Сроки хранения различных видов перед сдачей в архив мы определяем на основании «Перечня типовых управленческих, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Процедура сдачи документов в архив

Сдача в архив происходит следующим образом: в архив передаются документы постоянного и долговременного (свыше десяти лет) сроков хранения.

Значительную часть долговременного хранения составляют документы по личному составу.

Сдаче в архив документов временного срока хранения

Проверка документов при сдаче в архив

Принимая документы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации, заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения документов к соответствующему фонду.

Действия при обнаружении ошибок при сдаче документов в архив

Описи дел сдаваемых в архив

Заполнением учетных документов

Окончание сдачи в архив завершается заполнением учетных.

В государственные архивы передаются после истечения сроков хранения, но бывают случаи досрочной передачи.

Сдача документов в архив при ликвидации

Примером досрочный сдачи архива может быть сдача архива на бесплатное хранение при ликвидации (банкротстве) и наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.

Передача дел в архив организации

Порядок передачи дел в В результате проведенной экспертизы ценности отобранные для приема-передачи дела необходимо включить в установленной формы сдаточную опись (ее образец непременно будет далее). Если обнаруживается отсутствие какого-либо дела, то служба делопроизводства имеет право запросить справку о причинах.

Оформите опись дел, передаваемых в архив. Оформите акт о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения. Заголовки дел определите самостоятельно, руководствуясь Перечнем типовых управленческих, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года) В архив в 2012 году обычно сдают дела 2009 года.

Опись оформите по образцу delo-ved.ru/arhiv/opis/op.

Архивные документы

Информация о том, что запрос не принят к исполнению по названным выше причинам, должна быть направлена заявителю в течение семи дней со времени получения запроса. Так, конфиденциальные персональные данные могут быть выданы третьему лицу только при наличии письменного разрешения субъекта персональных данных или, в случае его смерти, его наследников.

Как исполняется запрос, если архивные документы не содержат запрашиваемую информацию? Вне очереди в ускоренном порядке исполняются запросы: ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСА Работа по исполнению запроса включает несколько этапов.

Этап 1 Консультирование Этот этап предшествует составлению/отправлению запроса, может осуществляться при личном обращении заявителя, по телефону, по почте или по электронной почте руководителем кадровой службы, руководителем или уполномоченным должностным лицом.

Закрыть меню