Ведение личных дел работников

Ведение личных дел работников

Как формируется и ведется личное дело работника

Документы ЛД и листы внутренней описи должны быть пронумерованы отдельно. Титульный лист Несмотря на вольную форму ведения личного дела работников на предприятиях, существует форма оформления титульного листа, установленная ГОСТом 17914-72, и лучше ее придерживаться. Обложка ЛД сотрудника оформляется следующим образом: Журнал регистрации На предприятии, где ведется трудовая история работников, должен быть заведен журнал (книга) учета личных дел служащих. Сотрудник, ответственный за ведение ЛД персонала, или отдел кадров фиксирует в нем порядковые номера этих документов (в хронологическом порядке), фамилии, имена и отчества работников.

Также в журнале отмечают даты постановки (день приема сотрудника на работу) и даты снятия (день увольнения служащего) ЛД с учета.

Формирование и ведение личных дел

вид документа Ф.И.О.

число месяц год рождения и место рождения. б) образование и полученная специальность.

в) перемещения по работе согласно трудовой книжке, последнее место работы и должность г) награды и поощрения, участие в общественной работе, семейное положение с указанием Ф.И.О и года рождения мужа, детей и место их работы (учебы), домашний адрес, телефон, сведения о родителях Ф.И.О. рождение место проживание). 7 Личный листок по учету кадров заполняется самим работником и вклеивается фотография.

Правильность заполнения проверяет инспектор отдела кадров на основании предоставленных документов. 9 Дополнение к листку по учету кадров. Личное дело проверяется 1 раз в год, в дополнение к листку по учету кадров внизу на оборотной стороне делаются отметки о состоянии личных дел.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

В обязательном порядке личные ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ.

Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

Руководящий состав и лица, их замещающие; Главные специалисты; Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности; Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Ведение личного дела сотрудника

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

Прежде чем объяснить, как вести личные дела работников, необходимо остановиться на их грамотном оформлении. Порядок формирования личного работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив.

Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае, в отдельном файле.

При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых нюансах : Документы личного дела сотрудника Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому его перечень определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

д. В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии.

При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения.

Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.

Документы, включаемые в дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся: Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников.

В данный перечень могут входить: В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например: заявление работника об увольнении; копия приказа об увольнении.

Закрыть меню